Sử dụng các ứng dụng hay nền tảng mạng xã hội để giao tiếp, quản lý công việc với nhiều người có lẽ đã trở thành bản năng trong cuộc sống hiện đại ngày nay.

Đặc biệt, trong suốt hơn 2 năm đại dịch Covid-19 vừa qua, các nền tảng và ứng dụng này lại càng trở nên quen thuộc và được dùng với tần suất cao hơn bao giờ hết khi hoạt động của nhiều lĩnh vực buộc phải chuyển từ offline sang online.

Giới quan sát cho rằng, Covid-19 giống như một cú hích khiến xu hướng chuyển đổi số trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Và, ngay cả sau khi các hoạt động của nhiều công sở trở về offline hậu Covid-19, thói quen sử dụng công nghệ trong giao tiếp và quản trị công việc đã ăn sâu vào nhiều cá nhân và doanh nghiệp.

Khi dịch Covid-19 bùng nổ, rất nhiều người đã ở nhà làm việc qua các hệ thống, nền tảng online (Ảnh minh họa: BT)

Để bắt kịp xu thế, các nhà quản lý doanh nghiệp đã và đang “nhen nhóm” việc sở hữu một không gian làm việc số, song song với việc sở hữu một văn phòng vật lý.

Trên thế giới, chủ đề không gian làm việc số trong những năm trở lại đây cũng dành được rất nhiều sự quan tâm của giới quản trị kinh doanh và các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, đây vẫn là khái niệm không mấy quen thuộc với các nhà quản trị tại Việt Nam.

Chia sẻ tại talk show chủ đề: “Xây dựng không gian làm việc số toàn diện: Khó hay dễ?", ông Đỗ Danh Thanh - Phó Tổng Giám đốc phụ trách dịch vụ Chuyển đổi Số và Chiến lược Công nghệ Thông tin Deloitte Việt Nam cho biết môi trường làm việc số “không hẳn là mới”. Khi dịch Covid-19 bùng nổ, rất nhiều người đã ở nhà làm việc qua các hệ thống, nền tảng online, như ứng dụng Microsoft Teams, Google Meet, Zoom,... đó cũng là một phần của không gian làm việc số.

Các doanh nghiệp hiện nay đã quen thuộc với việc sử dụng thiết bị di động để thực hiện, điều hành công việc hàng ngày, hay các nhân viên bán hàng thường xuyên sử dụng phần mềm trên mobile để nhập các thông tin liên quan tới cơ hội kinh doanh hay theo dõi đơn hàng. Nghĩa là, khi tất cả mọi người đã làm việc “ở cái tầm như vậy”, thì các doanh nghiệp đã phần nào tiếp cận không gian làm việc số.

Có thể nói, thị trường công nghệ phát triển và nhiều ứng dụng khác nhau ra đời, từ các ứng dụng giúp mọi người “chat”, trao đổi công việc, quản lý, họp online,… Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để xử lý, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, như vậy là doanh nghiệp đã phần nào có một môi trường làm việc số hóa.

Tuy nhiên, theo ý kiến của bà Nguyễn Thị Lan Hương - Giám đốc Tăng trưởng nền tảng GapoWork, đó chỉ là những ứng dụng rời rạc, mỗi ứng dụng của một nhà cung cấp khác nhau.

Đã đến lúc doanh nghiệp cần quan tâm đến việc quy hoạch một cơ quan số

“Trong thời đại 4.0, đã đến lúc doanh nghiệp cần quan tâm đến việc quy hoạch một cơ quan số, một không gian làm việc số. Đó sẽ là một nền tảng, hoặc một siêu ứng dụng nào đó, chứa tất cả các tác vụ. Những tác vụ này được tích hợp vào nhau, được quy hoạch theo luồng và được sử dụng thông qua những tài khoản được định danh theo từng người trong tổ chức. Siêu ứng dụng đó giúp doanh nghiệp quy hoạch tài nguyên, quy hoạch thông tin, giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian chuyển qua lại giữa các ứng dụng”, bà Nguyễn Thị Lan Hương chia sẻ.

Đại diện GapoWork cho biết trong vòng một năm qua công ty đã tư vấn cho khoảng 600 doanh nghiệp, phần lớn họ là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có khoảng 5% là doanh nghiệp lớn và rất lớn.

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa nhận thức về không gian làm việc số hay phần lớn các chức năng của nền tảng môi trường làm việc số. Các doanh nghiệp chỉ tiếp cận từng phần, từng công nghệ riêng lẻ.

Theo bà Lan Hương, chi phí không phải là vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp khi tạo dựng không gian làm việc số. Trái lại, doanh nghiệp gặp một số khó khăn khác khi chuyển sang môi trường làm việc số. Thứ nhất là nhận thức và sự ủng hộ của ban lãnh đạo, thứ hai là khả năng tiếp cận công nghệ của nhân sự. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể chưa hình dung, hiểu hết về công cụ hỗ trợ cho không gian làm việc số…

Bảo Thoa