Công chứng được quy định là một dịch vụ công, một dịch vụ thiết yếu trong lĩnh vực tư pháp. Tính đến thời điểm hiện tại, đã có hơn 4.000 dịch vụ công được tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Dịch vụ công chứng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi các dịch vụ công mà Nhà nước bảo đảm cung cấp cho công dân, do vậy, cần có sự đồng bộ về hành lang pháp lý, nền tảng kỹ thuật và cách thức cung cấp dịch vụ.

Công chứng viên Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam cho rằng, chuyển đổi số hoạt động công chứng dự kiến sẽ tạo ra những thay đổi mang tính chất đột phá về phương pháp, về quy trình làm việc, cách thức và hiệu quả cung cấp dịch vụ dựa trên sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số.

Theo ông An, điều này sẽ khiến việc gửi và nhận thông tin nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm hơn; việc đối soát, xác thực, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thiểu các hành vi gian lận, giả mạo. Đồng thời, cho phép nghiệp vụ công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian, tiết kiệm chi phí.

Các công chứng viên chia sẻ về chuyển đổi số trong hoạt động công chứng tại hội thảo.

Chuyển đổi số cũng sẽ giúp thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ, tạo sự đột phá về hiệu quả kinh tế, về cách thức quản lý, bảo mật hồ sơ cũng như việc truy xuất dữ liệu được an toàn, thuận tiện; rút ngắn thời gian xử lý công việc, tạo sự thuận tiện tối đa cho người dân tiếp cận dịch vụ nhưng vẫn bảo đảm tính chặt chẽ về pháp lý của hoạt động công chứng.

Chuyển đổi số đối với ngành công chứng cũng sẽ giúp cho cơ quan quản lý có được số liệu đầy đủ nhất, theo dõi sát nhất mọi hoạt động của các đối tượng cần quản lý vào bất kỳ thời điểm nào mà không mất quá nhiều công sức cho việc yêu cầu lập báo cáo, thống kê và rà soát dữ liệu. Việc thanh, kiểm tra có thể thực hiện từ xa đối với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, hay bất cứ giao dịch công chứng cụ thể nào. Việc truyền tải các chủ trương, chính sách, thông báo từ cơ quan quản lý đối với đối tượng cần quản lý được triển khai chính xác và tức thời.

Phó Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Nguyễn Thị Thơ nhìn nhận, chuyển đổi số công chứng đặt ra những vấn đề hoàn toàn mới về mặt pháp lý, từ việc áp dụng, thực hiện các quy trình công chứng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Hiện nay, mặc dù cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số nói chung đã được ban hành khá đầy đủ, tuy nhiên đối với lĩnh vực công chứng, cần có hành lang pháp lý cụ thể hơn. Do đó, việc thiết kế các quy định cơ bản cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng là việc đầu tiên cần phải thực hiện.

Xét ở góc độ kinh tế, ông Đào Duy An cho rằng, công chứng số giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho xã hội. Chưa thể xác định con số cụ thể, nhưng đặt giả thiết 1 giao dịch công chứng có tối thiểu là 3 người tham gia, quy trình công chứng rút ngắn thời gian được 10 phút so với trước thì với gần 6 triệu hồ sơ công chứng, mỗi năm có thể tiết kiệm được khoảng 375 nghìn ngày công lao động. Nếu mỗi giao dịch công chứng giảm được 1 km di chuyển cho người dân thì mỗi năm xã hội sẽ giảm được chi phí cho 6 triệu km di chuyển.

Theo số liệu báo cáo, bình quân trong 5 năm trở lại đây mỗi năm toàn ngành công chứng nộp ngân sách nhà nước khoảng 300 tỷ đồng. Tuy nhiên, nếu số hóa và áp dụng công chứng số, số tiền mà các tổ chức hành nghề công chứng tiết kiệm được từ chi phí lưu trữ hồ sơ hàng năm cũng có thể tương đương 300 tỷ đồng.

«Xét ở góc độ tuân thủ pháp luật, phòng ngừa rủi ro pháp lý, công chứng số giải quyết được gần như hoàn toàn nạn ký khống hồ sơ công chứng, giả mạo nhân thân, làm giả hồ sơ công chứng. Điều này không chỉ làm cho tỷ lệ tranh chấp giảm xuống đáng kể mà còn giúp hạn chế rất nhiều rủi ro cho các mối quan hệ kinh tế, xã hội khác », công chứng viên Đào Duy An đánh giá.